Indien je nu terugkijkt op alles wat je bereikt hebt met je afdeling kun je als het goed is erg trots zijn. Ook je medewerkers zullen waarschijnlijk een departmental pride uitstralen. Daar mogen jullie natuurlijk even van genieten maar daarna moet nog doorgepakt worden. In de trots schuilt het gevaar van de ontwikkeling naar arrogantie.

Natuurlijk hebben jullie veel bereikt en natuurlijk hebben jullie momenteel een prima functionerende afdeling met een belangrijke meerwaarde. Maar stoppen met ontwikkelen zou het verlies van de dynamiek betekenen en het is niet voor niets een cliche: stilstand is achteruitgang !

Ontwikkelingen in de omgeving zullen van belang zijn voor je afdeling. Omgevingsdynamiek kan leiden tot kansen en bedreigingen voor je afdeling. Veranderingen in de omgeving kunnen consequenties hebben voor de functie van je afdeling binnen de organisatie. Ook als de functie ongewijzigd blijft zullen de taken wellicht anders worden. Om dit goed te zien en uit te leggen aan je medewerkers is het goed om weer even terug te gaan naar het functie-perspectief. De afdeling is geen op zich zelf staand orgaan. Alles wat de afdeling doet zal geinitieerd worden door of uitmonden in interactie met de omgeving. Samenwerking van jouw afdeling met de andere afdelingen binnen de organisatie zorgen voor de prestatie van jullie organisatie.

De omgeving van je afdeling is waarschijnlijk groot en erg divers. Als meest directe omgeving gelden veelal de naastliggende afdelingen. Andere organisatieonderdelen die als omgeving kunnen worden gezien is de rest van de organisatie en vervolgens de corporate structure waar je organisatie deel van uitmaakt. Klanten zijn ook een belangrijke omgevingsfactor; generaliserend vormen de markten waarop je afdeling opereert een belangrijke economische omgeving. Nog breder kan de maatschappij als geheel als omgeving worden gezien. Technische, Politieke, juridische, economische en andere maatschappelijke veranderingen kunnen van belang zijn voor jouw afdeling.

Bevorder een open afdelingscultuur

Grote kans dat je afdeling geen open cultuur heeft. Zeker als je van ver komt zijn mensen zo blij met wat bereikt is dat elke verdere verandering als een bedreiging wordt ervaren. Het idee dat het nu goed gaat leidt er toe dat mensen beginnen te denken dat het vanaf nu alleen nog maar slechter kan. Dat kan leiden tot een zeer defensieve cultuur. Het is nu jouw zaak om te zorgen dat er even goed een open cultuur ontstaat.

Met een open cultuur wordt bedoeld dat je mensen bereid zijn om te luisteren naar de buitenwereld en open staan voor verandering en verdere verbetering. Mensen moeten zelf kritisch blijven en bereid zijn tot kritische zelfreflectie. Hoe kunnen we verder verbeteren en hoe kunnen we ons samen met de omgeving ontwikkelen.

Hoe kun jij als manager een dergelijke open cultuur bevorderen ? Dat begint met het uitspeken van de wens om een dergelijke open cultuur te bewerkstelligen. Voor een dergelijke open cultuur is ook nodig dat je niet managed door af te rekenen, maar door te stimuleren. Een open cultuur begint bij je zelf. Geef het goede voorbeeld door altijd open te staan voor nieuwe ideeen, zowel van je medewerkers als van buiten. Profileer ook dat je daar open voor staat en beloon medewerkers die met nieuwe dingen aankomen.

Ook kun je in je periodieke afdelingsoverleg 1 of meerdere agendapunten standaard opnemen die betrekking hebben op ontwikkelingen in de omgeving. Je zou bijvoorbeeld medewerkers en/of leidinggevenden van andere afdelingen kunnen uitnodigen om met jouw medewerkers in gesprek te gaan. Natuurlijk kun je zelf ook stellingen poneren vanuit vakliteratuur om zo de actuele ontwikkelen te bediscusieren.

Richt je afdeling op de buitenwereld

Indien je afdeling en de mensen de juiste open instelling hebben zijn ze bereid om signalen vanaf de buitenwereld tot zich te nemen en ten goede op te pakken. Daarmee is echter nog niet gegarandeerd dat ze ook daadwerkelijk de signalen vanuit de buitenwereld zullen ontvangen.  Hieronder heb ik een groot aantal mogelijkheden genoemd die je als manager kunt beinvloeden waardoor je afdeling zich daadwerkelikl richt op het ontvangen van de signalen van de buitenwereld.

Open internet: Sta volledig internet toe op de werkplek. Ook voor hotmail en messenger.

Brancheverenigingen: Voer een actief beleid in het afvaardigen van medewerkers naar brancheverenigingen, commissies etc.

Ondernemingsraad: Stimuleer medewerkers om zich verkiesbaar te stellen voor de ondernemingsraad.

Netwerken: Stimuleer medewerkers om actief te netwerken. Dit kan zowel virtueel als in het echt. Een extra stimulans kan bestaan uit vergoedingen voor bijvoorbeeld prive-intenet of collegiale lunches

Gastdocentschap: Tracht te komen tot een gastdocentschap voor een of meerdere medewerkers en stel hiervoor de tijd beschikbaar.

Beurzen en conferenties: Stuur je medewerkers naar beurzen en conferenties

Vakliteratuur: Zorg dat je medewerkers eenvoudig toegang hebben tot vakliteratuur.

Dit zijn slechts voorbeelden; waarschijnlijk ben je zelf in staat om samen met je medewerkers nog veel meer en betere manieren te vinden om goed contact te houden met de omgeving.

Zelfstandige aanpassing

In eerste instantie kun je zelf een belangrijke rol vervullen in het oppikken van de signalen van buiten en het initieren van aanpassing van je afdeling aan de veranderende omgeving.

Doel is echter dat je afdeling hier zelf sturend in wordt. Naar jouw eerdere voorbeeld kun je bijvoorbeeld een task group inrichten die zich bezig houdt met de voortdurende adaptatie van je afdeling aan de buitenwereld. Door kleine stappen te zetten kun je je afdeling waarschijnlijk zo interactief maken dat de medewerkers zelf steeds zorgen voor tijdige aanpassing aan de omgeving zonder dat daarvoor jouw inmenging nodig is.

Mogelijk verander je je afdeling zo van een afdeling die defensief staat tov verandering tot een afdeling die proactief en ineractief samen werkt met de buitenwereld om tot een optimaal resultaat te komen.

Als dit gelukt is heb je niet alleen een afdeling die optimaal presteert, maar die ook optimaal blijft presteren in de toekomst zonder dat jouw inmenging vereist is.  Helaas gaat dit niet altijd helemaal op doordat de afdeling en de omgeving mogelijk door bepaalde schoksgewijze veranderingen toch niet volledig congruent op de veranderingen aanpast of doordat dit ook niet verwacht mag worden. Zo mag je bijvoorbeeld niet verwachten dat de afdeling zichzelf zal opheffen als dat nodig is of dat medewerkers zichzelf zulen laten afvloeien.

Vandaar dat een controletraject zoals ik beschrijf in het komend hofdstuk voor de lange termijn en het structureel functioneren van je afdeling zeker aan te raden is.